Organizar un cumpleaños infantil no es difícil; lo difícil es perseguir a 25 familias para saber quién viene, quién es alérgico y quién ha pagado. Esta guía te da el orden de tareas y los mensajes listos para copiar. Si quieres saltarte la parte pesada, PayKid lo hace por ti: creas el evento, compartes un enlace y las familias confirman, indican alergias y aportan desde el móvil.
1. Tres semanas antes: fecha, lugar y lista de invitados
- Fecha: los sábados por la tarde y los domingos por la mañana son los que más asistencia tienen. Evita puentes y el último fin de semana antes de vacaciones.
- Lugar: en casa (gratis, pero limitado a 8–10 niños), en un parque de bolas o local de cumpleaños (suelen pedir una señal y un mínimo de niños), o al aire libre (ten un plan B por lluvia).
- Lista de invitados: ¿toda la clase o solo amigos? Si invitas a toda la clase evitas malentendidos en el grupo de padres; si no, envía la invitación por privado, nunca al grupo.
2. Dos semanas antes: la invitación
Una buena invitación responde a cinco preguntas en diez segundos: quién cumple, cuándo, dónde, cómo confirmar y hasta cuándo. Si pides una aportación (para el local, la merienda o un regalo conjunto), dilo aquí, con el importe y el medio de pago.
Con PayKid la invitación lleva ya el mapa, el botón de confirmar y, si lo activas, el pago. Las familias no tienen que instalar nada: abren el enlace, eligen a su hijo y confirman. Tienes plantillas de mensaje en la guía cómo confirmar asistencia por WhatsApp.
3. Diez días antes: confirmaciones y alergias
Aquí es donde se pierde el tiempo. El patrón de siempre: la mitad confirma el primer día, un cuarto responde cuando le recuerdas y el último cuarto la víspera. Reglas que funcionan:
- Pon fecha límite en la invitación y recuérdala una vez, tres días antes.
- Pide la alergia o intolerancia en el mismo mensaje de confirmación, no después.
- Lleva la lista en un solo sitio. Un grupo de WhatsApp no es una lista: los mensajes se pierden entre memes.
En PayKid cada familia confirma desde el enlace y la alergia queda guardada en el perfil del niño, así que la ves al momento en tu panel y no tienes que preguntarla en cada cumple. Más detalle en cómo gestionar alergias en un cumpleaños.
4. Una semana antes: menú, tarta y animación
- Menú: si el local ofrece opciones (normal, sin gluten, vegetariano), pregúntalo junto con la confirmación. PayKid permite añadir hasta dos preguntas al evento, por ejemplo el menú, y exportar la lista para enviársela al local.
- Tarta: cuenta una ración por niño más un 30 % para adultos. Confirma el número de velas y el nombre, y pregunta por alérgenos.
- Animación: si contratas un animador o mago, confírmale la hora de llegada, la edad de los niños y si hay espacio para su material.
5. Los pagos: cómo cobrar sin que sea incómodo
Cada vez más cumpleaños funcionan con aportación por invitado (para el local o para un regalo conjunto). Lo incómodo no es pedirlo, es reclamarlo. Tres claves:
- Di el importe y el medio desde la invitación. Nadie se sorprende y nadie tiene que preguntar.
- Usa un medio que deje registro: Bizum, Apple Pay o Google Pay. Nada de "ya te lo doy el sábado".
- Si usas PayKid, la aportación se hace al confirmar y tú ves en el panel quién ha pagado; los recordatorios de pago salen desde PayKid, no desde tu móvil.
Lo explicamos en cómo cobrar el cumpleaños por Bizum sin perseguir a nadie.
6. La víspera y el día del cumple
- Envía al local la lista definitiva con nombres, alergias y menús (desde PayKid se exporta en un toque).
- Manda un recordatorio corto con hora y dirección. PayKid lo hace solo 24 horas antes a quien haya confirmado.
- Prepara una bolsa con velas, mechero, cuchillo de tarta, servilletas, bolsas para los regalos y una lista impresa de los niños.
- Haz una foto de la lista de regalos con quién regaló qué: lo agradecerás al dar las gracias.
Lista de comprobación rápida
| Cuándo | Tarea |
|---|---|
| 3 semanas antes | Fecha, lugar, lista de invitados, reserva del local |
| 2 semanas antes | Crear el cumple en PayKid y compartir el enlace |
| 10 días antes | Primer recordatorio; revisar alergias |
| 1 semana antes | Tarta, menú, animación; segundo recordatorio |
| 3 días antes | Cierre de confirmaciones; número definitivo al local |
| Víspera | Lista exportada al local; bolsa del cumple |
Todo el evento, en PayKid
Crea el cumple en un minuto, comparte el enlace y deja que PayKid recoja confirmaciones, alergias y aportaciones. Gratis y sin comisiones.
Crear mi cumple gratisPreguntas frecuentes
¿Cuántos niños invito a un cumpleaños infantil?
Entre 5 y 8 años lo habitual es invitar a toda la clase (20–26 niños) o a un grupo de 8–12 amigos. Si el cumple es en casa, 8–10 es un máximo cómodo. Los locales suelen pedir un mínimo de 10–12 niños.
¿Con cuánta antelación se envía la invitación?
Dos semanas antes es el punto justo: con más tiempo se olvida, con menos muchas familias ya tienen plan. Pon una fecha límite de confirmación una semana antes del cumple.
¿Se puede pedir dinero a los invitados de un cumpleaños?
Sí, es cada vez más habitual pedir una aportación para el local o para un regalo conjunto. Lo importante es decirlo desde la invitación, con importe y medio de pago, y usar un sistema que deje registro, como Bizum dentro de PayKid.
¿Es gratis organizar el cumpleaños con PayKid?
Sí. Crear el evento, compartir la invitación, recibir confirmaciones y gestionar alergias y aportaciones es gratis para quien organiza y para los invitados. PayKid no cobra comisión.